La cartera educativa es fundamental para la sostenibilidad de los colegios a largo plazo, ya que de esta depende en gran medida la capacidad de la institución para ofrecer una educación de calidad y cubrir los costos necesarios para su funcionamiento.
Una cartera educativa sana permite al colegio mantener una adecuada liquidez y solvencia financiera, lo que a su vez facilita la inversión en mejoras educativas, el mantenimiento de las instalaciones, la retención de talento profesoral y la atracción de nuevos estudiantes, entre muchos otros factores.
En contraparte, una gestión deficiente de la cartera puede generar varios riesgos para las instituciones, como pérdida de ingresos, aumento de costos, reducción de la calidad educativa, retrasos en el pago de salarios, afectación de la credibilidad e, incluso, sanciones legales.
Es por esto que cada vez es más importante que las instituciones implementen estrategias y herramientas que les permitan administrar eficientemente el ciclo de riesgos de la cartera educativa y aquí es donde entra a jugar un papel clave la automatización.
¿Qué es la automatización de la cartera y por qué es importante?
La automatización de la cartera educativa es el proceso mediante el cual el colegio utiliza tecnología y software especializado para optimizar el proceso de cobranza y gestión de la cartera, lo que redunda en una mejor eficiencia y precisión de los procesos, en una mayor satisfacción de los padres de familia, y en un aumento de la capacidad de la institución para planificar y gestionar sus finanzas.
Esta automatización integra distintas herramientas tecnológicas para llevar a cabo tareas como facturación, seguimiento de los pagos, emisión de estados de cuenta, notificación de pagos pendientes, pagos en línea, entre otras.
De esta forma, la automatización puede brindar grandes y variados beneficios a una institución educativa, como son:
Ahorro de tiempo: la automatización permite reducir la cantidad de tiempo que tanto los administradores del colegio como los padres de familia invierten en procesos como pagos, firmas, facturación, envío de recordatorios…
- Ahorro de recursos: se reduce la necesidad de papel y de otros recursos físicos, lo que puede redundar en ahorro de dinero y en la reducción del impacto ambiental de los colegios.
- Eficiencia administrativa: la automatización agiliza tareas administrativas operativas, lo que permite que el talento humano de las instituciones pueda dedicarse a labores estratégicas y misionales más importantes.
- Reducción de errores: la automatización aumenta la precisión y la fiabilidad, y reduce la posibilidad de errores humanos en procesos delicados como la facturación y el procesamiento de los pagos.
- Mayor seguridad: los sistemas de automatización de cobranza educativa cuentan con medidas de seguridad que protegen la información financiera de los padres de familia
- Mejor gestión de cobro: automatizar los procesos de cobranza permite gestionar mejor los pagos pendientes y los plazos de pago, así como detectar con oportunidad carteras de difícil recaudo y hacer un adecuado seguimiento de los pagos atrasados.
- Mayor adaptabilidad y flexibilidad: tener automatizada la cartera educativa brinda mayor tranquilidad a los colegios en situaciones de contingencia como la pandemia.
¿Cómo te ayudamos en Grupo COBI?
En Grupo COBI creemos firmemente que administrar con eficiencia la cartera educativa es el único activo sostenible para los colegios en tiempos difíciles o de incertidumbre económica como los que atraviesa nuestro país.
Es por eso que hemos desarrollado e implementado con éxito un protocolo de 4 fases que permite a los colegios administrar eficientemente el ciclo de riesgos de la cartera educativa, diagnosticar la situación económica de las familias, hacer un perfilamiento financiero de los responsables económicos pre-matrícula y responder, con una estrategia adecuada, ante un eventual endeudamiento. De esta forma, logramos prevenir la morosidad o atender la cartera desde la mora temprana, intermedia y avanzada.
La implementación de nuestra metodología está acompañada de un reglamento de políticas de cartera que garantiza la debida ejecución del proceso de gestión y un marco legal que blinda toda la operación.
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