Autor: Gempler Iban Caviedes Marroquin Director Departamento de Contabilidad e Impuestos – CTSJ – Hermanas Carmelitas Teresas de San José Colombia
Administrar eficientemente es optimizar el recurso de tal manera que éste sea sostenible, en tal sentido es importante razonar cual es el mejor momento para la administración de una cartera de nuestros Colegios.
Desde nuestra perspectiva profesional, hemos podido observar que una de las grandes dificultades en el proceso de gestión corporativa en la administración de la cartera, es el poco conocimiento del cliente, a pesar de contar con históricos de pagos, no se cuenta con herramientas tecnológicas que permitan generar perfilamientos del cliente y así anticiparnos a los riesgos financieros que cada cliente supone. Es imperativo la consecución de un software que ayude a segmentar de forma estratégica la cartera, para así, lograr efectividad en la gestión y el seguimiento al cliente.
Existe también un factor muy importante al interior de las familias que hacen parte de nuestras instituciones educativas, es la falta de cultura financiera y el manejo de prioridades al momento de recibir sus ingresos mensuales, pues saben que deben de pagar una pensión mensual, sin embargo, no es prioritario ya que las consecuencias del no pago oportuno son muy bajas e incluso nulas en ocasiones.
Ahora bien, la pregunta es ¿cómo administrar esa cartera teniendo en cuenta estas limitantes?, considerando el primer acápite en la introducción de este escrito, partimos de la premisa ¿Cuál es el mejor momento para administrar una sana cartera?
La respuesta que hemos encontrado es que el mejor momento de administración de la cartera es el primer trimestre de cada periodo académico, pues es ahí donde tenemos que ser eficaces al momento de hacer la gestión de cobro de nuestra cartera. Realizar diferentes campañas en pro de tener un acercamiento con nuestros padres de familia y ayudarles a priorizar los compromisos financieros que se tenga.
De acuerdo con nuestra experiencia, el pago de la pensión por cultura de los padres de familia siempre tiende a realizarse al final de cada año escolar y cuando este momento llega, los valores son sumamente altos y difíciles de pagar, por esto nuestra insistencia en ese primer trimestre, para hacer entender al cliente moroso que estamos intentando evitarle dificultades por acumulación de pensiones.
Acá cobra especial relevancia la utilización de T.I (Tecnología de la Información) aplicada a la cartera de los colegios, ya que un ERP potente puede ayudarnos a visualizar de forma rápida y precisa los clientes en dificultades de pago por rango de fecha o valores acumulados.
No obstante, los colegios tienen que garantizar la prestación del servicio, Por consiguiente, la realidad es que los colegios asumen en un 90% sus costos de operación, esperando recuperar al final del periodo escolar estos ingresos que en la realidad son inciertos dado el alto grado en la madurez de la cartera al finalizar el año. De igual forma existen otras variables que hacen que el recaudo de la cartera sea muy difícil de realizar, pues no existen los mecanismos jurídicos ciertos en donde cada institución pueda hacer efectivo el recaudo de cada pensión generada.
La cartera institucional se debe administrar en forma eficaz y eficiente, debemos ser un poco más exigentes en el momento de suscribir el contrato de matrícula, es decir, en términos coloquiales no pensar y ejecutar la firma de un contrato de prestación de servicio con el corazón sino con la cabeza, la verdad, estamos siendo muy laxos en el momento de la firma del contrato, pues somos instituciones de carácter social religioso y al momento de administrar pensamos en el servicio y no en la parte financiera y económica de nuestras instituciones que es fundamental para la prestación de un buen servicio educativo.
Así las cosas, podemos concluir que:
- Debemos ser más efectivos en el proceso de suscripción del contrato de prestación del servicio educativo
- Hacer un estudio financiero preventivo de nuestros clientes al inicio de su estadía en nuestra institución, es decir desde los primeros periodos escolares (análisis de riesgos).
- Invertir en tecnología de punta para aplicarla a la gestión de la cartera.
- Contar con un equipo sólido en la administración de la cartera al interior de cada Colegio.